Een digital workspace voor locatie- en device onafhankelijk te werken

Hoe ziet een Digital Workspace eruit in 2021?

Anno 2021 wil je de medewerkers van je organisatie de mogelijkheid bieden om eenvoudig locatie- en device onafhankelijk hun werk uit te voeren. Een digital workspace creëert deze mogelijkheid. Hebben jouw medewerkers al overal veilig toegang tot data en (bedrijfsspecifieke) applicaties? 

We leggen je graag uit hoe de afgelopen jaren de transitie naar de Digitale Workspace een noodzaak werd, wat de voordelen zijn van een digitale werkplek en welke stappen je kan zetten om je organisatie klaar te maken voor de hybride toekomst.

 

Werk voor, tijdens en na COVID-19

Voor COVID-19: kantoorgebonden

Voor 2020 was thuiswerken een uitzondering: organisaties vonden het lastig om medewerkers digitaal te faciliteren en op afstand betrokken te houden. Dit veranderde drastisch door de corona pandemie.

Plotseling zagen bedrijven zich genoodzaakt alles in het werk te stellen om personeel thuis, veilig toegang te geven tot bedrijfsgegevens- en toepassingen. Ook organisaties waar thuiswerken eerder onmogelijk of onwenselijk was, zagen daardoor het afgelopen jaar de voordelen van werken op afstand.

Tijdens COVID-19: snelle veranderingen

Met de komst van corona veranderde de technologie op de werkplek ook van de ene op de andere dag: werkstations op kantoor werden laptops aan de keukentafel, meetings onder vier ogen in een vergaderruimte werden videochats vanuit de thuiswerkplek en bekabelde kantoornetwerken werden WiFi-verbindingen in de privéomgeving van medewerkers.

Dit heeft er toe geleid dat bedrijven snel, grote digitale investeringen hebben moeten doen om wendbaar te blijven tijdens de pandemie. 

Na COVID-19: hybrid workforce

Nu er meer dan een jaar verstreken is sinds de start van de pandemie, zien we de digitale werkplek niet meer als tijdelijk station, maar als vaste bestemming. Er heerst een algemene consensus dat een hybrid workforce de toekomst wordt: een combinatie tussen lokaal en digitaal werken dus.

De voordelen van werken op afstand in combinatie met samenwerkingsmogelijkheden van werken op een fysieke locatie, stimuleren de productiviteit van werknemers en zorgen voor een betere work-life balans. Maar hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat deze nieuwe manier van werken een realistisch en positief toekomstscenario wordt? Het antwoord ligt in het implementeren, uitbouwen en borgen van een Digital Workspace.

 

Traditional Workspace versus Digital Workspace

De traditionele werkplek: IT in control

Voor 2020 zag de werkplek er relatief eenvoudig uit. Medewerkers waren veelal gebonden aan hun kantoor en gebruikten de apps die IT installeerde op hun devices. Bij een traditional workspace waren gebruikers daardoor beperkt tot lokale devices en applicaties die door de IT-afdeling werden ondersteund.Dat werkte enerzijds beperkend voor de bewegingsvrijheid van medewerkers, maar was anderzijds overzichtelijk voor bestaande, vaak traditionele IT-teams.

Door de stijgende populariteit van mobiele devices en Bring Your Own Device (BYOD) echter, nam de complexiteit voor de IT-afdeling toe. Dit zwakte het voordeel van een overzichtelijke lokale werkplek snel af. Dit zorgde al snel voor gaten in de security wat leidde tot een hoger risico en bijbehorende kosten.

De digitale werkplek: de medewerker centraal

Een digital workspace is de virtuele vervanger of opvolger van de fysieke werkplek. Het is een software platform met een set innovatieve technologieën ontworpen rond de behoeften van de gebruiker. Deze set geeft ruimte en vrijheid om overal en op elk apparaat veilig te werken. Het zorgt voor minder complexiteit en beter centraal beheer: het geeft de medewerkers de tools om efficiënt en locatie onafhankelijk te werken.

 

De voordelen van een Digital Workspace

Meer flexibiliteit voor de medewerker

De Digital Workspace of digitale werkplek stelt je medewerkers in staat te werken waar, wanneer en op welk device ze willen. Van de desktop in het thuiskantoor tot de iPad op een vakantiebestemming: het maakt geen verschil voor de werkervaring.

Strikte werktijden kunnen hierdoor beter losgelaten worden: sturen op output in combinatie met een digitale workspace zorgen samen voor een boost van het verantwoordelijkheidsgevoel van een medewerker. De balans vinden tussen privé en werk wordt ook makkelijker: een tandartsbezoek kenmerkt bijvoorbeeld niet het einde van een werkdag, maar een korte onderbreking, waarna men in de thuisomgeving het werk weer kan oppakken.

Hogere productiviteit en employee experience

Een studie van Great Place to Work heeft aangetoond dat de productiviteit stijgt wanneer  medewerkers van huis uit werken. Andere studies tonen een direct verband tussen (verbeterde) employee experience en de behaalde bedrijfsresultaten. Een digital workspace draagt daarmee bij aan een verhoogde productiviteit en employee experience. Kortom: meer werk in minder tijd met meer tevreden medewerkers.

Betere beveiliging voor de organisatie

Een allesomvattende security aanpak voor alle devices, apps, data en netwerken samen verlaagt het veiligheidsrisico en de kosten. De data en applicaties staan dan in de private of public cloud en worden van daaruit beheerd en beveiligd door de IT afdeling. Dit verkleint de kans op dataverlies aanzienlijk. Uniforme security policies zorgen zo voor platform overschrijdende gegevensbescherming.

Eenvoudig beheer en flexibiliteit voor het IT-team

Daarnaast beheert IT via één uniforme console. Een digitale werkplek maakt het voor deze IT-teams gemakkelijk om zowel nieuwe technologieën als de cloud te introduceren zonder zich zorgen te hoeven maken over beveiliging of een verminderde gebruikerservaring. 

Kostenverlaging voor de organisatie

Het beheersen van de kosten mag nooit ten koste gaan van de wendbaarheid, gebruikerservaring en veiligheid. Dankzij een digital workspace kan de organisatie wel optimaal gebruik maken van de belangrijkste middelen en je medewerkers slimmer i.p.v. harder laten werken.

Een digital workspace helpt bij het organiseren, sturen en automatiseren van taken en laat medewerkers beter (samen)werken vanaf elke locatie en op elk device. Dit zorgt op langere termijn voor kostenverlaging. 

 

Uitdagingen van een Digital Workspace

Weerstand tegen verandering

Voor veel organisaties is het implementeren van innovatieve oplossingen een uitdaging. Mensen, en daarmee medewerkers zijn namelijk huidige tools en processen gewend en voelen weerstand tegen verandering. Het implementeren van een digital workspace platform heeft dan ook minder te maken met een wijziging in technologie, maar meer met het opnieuw vormgeven van de (digitale) cultuur binnen de organisatie.

Senior (IT) management moet daarom in staat zijn om een digitale cultuur uit te bouwen waarbij structuren en technologieën die in de weg staan van digitale transformatie van de organisatie worden vervangen, terwijl het draagvlak onder medewerkers gelijk blijft of zelfs stijgt. 

Gescheiden teams en processen

Veel bedrijven hebben gefragmenteerde teams en processen. Voor een werkende digital workspace is het noodzakelijk dat de organisatie een samenhangende thuiswerk strategie hanteert. Hierbij is het belangrijk dat de verschillende stakeholders binnen de organisatie worden betrokken voor maximaal draagvlak en een soepele implementatie. 

Migratie van legacy applicaties

Voor veel organisaties is het volledig vervangen van hun zogenaamde legacy systemen niet altijd mogelijk of gewenst. Legacy systemen zijn verouderde systemen die een lange historie kennen binnen een organisatie. Het vervangen van deze systemen roept vaak weerstand op of wordt gezien als ‘onmogelijk’.

De oplossing is hier om gezamenlijk te zoeken naar vervangende systemen die niet alleen vooruitgang betekenen in technologie, maar ook in gebruiksvriendelijkheid voor (IT)medewerkers. 

Data and application security

Bij een digital workspace breng je data naar een private – of public cloud. Je wil ervoor zorgen dat medewerkers toegang hebben tot hun data ongeacht hun locatie maar dit mag geen impact hebben op privacy van medewerkers en klanten. Medewerkers informeren over IT-veiligheid en hun verantwoordelijkheid hierin is een belangrijk onderdeel van het implementatieproces. 

Beperkte budgetten

Elke organisatie probeert haar budgetten binnen de perken te houden. De vaak ‘onzichtbare’ techniek tak is hierbij regelmatig ondergefinancierd. Door prioriteit te geven aan technologie waarmee men geld kan besparen, verdienen of problemen kan voorkomen, maak je de noodzaak voor een hoger budget inzichtelijk.

De hybride werkvorm biedt daarbij verlichting: door slim gebruik van kantoorruimte kan de organisatie de besparing op vierkante meters gebruiken om de digital workspace te boren en verder te ontwikkelen.

 

Digital Workspace: hoe begin je eraan?

Bepaal je toekomstvisie

Denk na over hoe de digital workspace aansluit bij je huidige bedrijfsvoering en digitale transformatie initiatieven. Is er een duidelijke reden waarom de hele werkomgeving moet worden herzien en opnieuw moet worden bepaald De digital workspace mag pas worden geïmplementeerd als het bedrijf, inclusief alle stakeholders, tot een duidelijke overeenkomst komt over het doel van het platform.

Koppel je strategie aan je toekomstvisie

Een digital workspace strategie moet richting geven aan initiatieven en veranderingen binnen R&D, productie, marketing, verkoop, customer support, IT en Human Resources (HR). Hiervoor moet een bedrijf begrijpen hoe hun werknemers momenteel werken en hoe ze deze processen kunnen verbeteren met een digital workspace. Breng dit in kaart door middel van onderzoek en neem dit mee in de te hanteren strategie. 

Werk toe naar een goede Employee Experience

Bedenk hoe een digital workspace kan worden ingezet om de Employee Experience van het bedrijf te versterken. Door tevreden medewerkers gaat de kwaliteit en snelheid van werk omhoog. De Digital Workspace moet dus naadloos aansluiten op de dynamische behoeften van de medewerkers.

Start met verschillende gebruikersgroepen

Begrijp de verschillende technologieën die worden gebruikt door de verschillende rollen of gebruikersgroepen binnen het bedrijf. De systemen die door HR worden gebruikt zijn waarschijnlijk heel anders dan de technologie die door sales of finance worden gebruikt.

Gebruikersgroepen omvatten echter ook factoren zoals het mobiele gebruik van een werknemer tijdens het werk, technologie consumptie, organisatorische kennis, samenwerking behoeften en verantwoordelijkheden voor content creatie. Deze uiteenlopende typen medewerkers bereik en bedien je optimaal door ze vroeg in het proces mee te nemen. Dit creëert draagvlak en borgt de aansluiting van theorie op de praktijk. 

Begin met quick wins

Start met quick wins en zet stappen naar een volledige of gedeeltelijk uitrol van de digital workspace. Door een realistische roadmap op te zetten, maak je voor alle stakeholders inzichtelijk waar je nu staat en waar je heen gaat. Regelmatige evaluatie in combinatie met continue betrokkenheid vanuit de organisatie geven richting en urgentie aan het project. 

De Digital Workspace: een must anno 2021

De Digital Workspace is een must voor elke organisatie in 2021. De hybride werkvorm kan organisaties veel opleveren: tevreden medewerkers, hogere productiviteit en een flexibel bedrijf. Maar het inregelen van een Digital Workspace moet zorgvuldig gebeuren en vereist niet alleen technische, maar ook culturele aanpassingen. 

Meer weten over hoe je de stap zet naar een digital workspace? Contacteer ons via mail of telefoon.

Graag praktische tips en inzichten direct in je inbox? Schrijf je hieronder in voor de Cyberstreet nieuwsbrief.

“No marketing fluff, only value”

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email